幹事を任せられた！でも実際、何をすればいいのか。何から手を付ければいいのか。

サッパリ分からないという人、何となくやってきたけど実際どうなのと思っている人、

幹事の仕事についてまとめてみました。参考にしてみてください。

幹事とは何をする役なのか？

幹事とは、あるグループをまとめる役の人を指します。

飲み会など企画・調整が必要な行事を行う際、立てられることが多いです。

友人や知り合い、同じ部署内の飲み会の幹事でしたらそこまで気を遣うことはないと思いますが、

もしも仕事関係で４０人を超える規模の飲み会の幹事を任されたのであれば事前準備は必須です。

幹事の仕事(前日までの準備)

一ヶ月前には会場を確定しておくと事前準備に時間がとれます。良い条件の会場は時期によっては既に予約で埋まっている場合もあります。

早めに参加者の人数と、多くの人が参加できる日程の確定が必要です。

条件に合わせたお店を選びます。ここが幹事の腕の見せ所。会の趣旨に相応しいお店を選びましょう。

一般的に、参加者の中で一番えらい人とその次にえらい人に依頼します。当然忙しい方達ですから、早い段階でお願いをしておきます。

慣例として余興がある場合はその準備を行います。人を指名して余興を行う場合は事前にお願いしておきます。

全く行ったことのないお店に電話予約だけして、飲み会当日初めてその店を見る、というのはかなり危険です。可能な限り下見に行き、

規模が大きい飲み会の場合はお店の方と直接打ち合わせをした方がいいでしょう。

その場合、事前に電話でアポイントメントをとっておくと、お店の方に迷惑もかかりません。

幹事の仕事(当日)

うっかり忘れていた！なんてことがないように、当日もう一度案内を入れると親切です。

事前に準備していた台本と、あとは臨機応変に場を盛り上げます。

できれば会費の徴収はお酒が入る前に終わらせておきましょう。お世話になったお店の方にお礼の言葉も忘れずに。

慣例として二次会を行うことが事前に分かっている場合は、いくつか候補を決めておくとスムーズに移動できます。できれば予約も行いたいですね。

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まとめ

幹事の最も大切な役目は「参加者に楽しく歓談してもらうこと。」です。

そのための設計がお仕事ですから、事前準備をぬかりなく行えば大丈夫。

色々な人の意見を取り入れましょう。